مراحل المعالجة العلمية و الفنية للارشيف

المعالجة العلمية للارشيف 

 

1.    العمليات التحضيرية معالجة الارشيف :

  * التجميع :

يجب تجميع كل الوثائق و السجلات التي ينبغي أن تكون موضوعة في الأماكن المخصصة للعمليات الفنية و التقنية ، سواء في صناديق او في ادراج خاصة بذلك ، وتجمع الوثائق مرة كل يوم على الأقل ، فحجم العمل هو الذي يقرر عدد مرات او فترات جمع الوثائق .

و عند استقبال الوثائق في مراكز الأرشيف يقوم الارشيفي المكلف بعملية التجميع بتوزيع الوثائق و السجلات الى مجموعات ، ثم القيام بعملية الإحصاء لتتبع الحجم بالنسبة للوثائق و السجلات المراد تنظيمها و معالجتها .

  * الفهم :

تعتبر عملية الفهم من اهم العمليات الخاصة بتحضير الأرشيف للمعالجة الفنية ، بحيث يجب فهم طريقة و نوع النشاط التي تقوم به المؤسسة ، او الإدارة المنتجة للارشيف ، مما يسهل التعرف على مضمون الوثائق المراد معالجتها و تاريخ صدورها .

  * المعرفة و التصرف  :

بعد عملية فهم المؤسسة او الإدارة المنتجة تاتي عملية المعرفة و التصرف و هنا من خلال التعرف على الهيكل التنظيمي للمؤسسة و مجموعة المصالح و المكاتب المكونة لها و مجال التخصص لكل واحدة منها ، إضافة الى التعرف على الأهداف التي تريد المؤسسة او الإدارة تحقيقها .

أما عملية التصرف فتشمل أساسا في توفير كل الوسائل الضرورية التي من شانها إنجاح عملية معالجة الارشيف وفق الطرق العلمية الدقيقة من ميزانية ، مقرات الحفظ ، الموظفين ، و تحديد نوع المستفيدين من الأرشيف و غيرها .

2.    عمليات المعالجة الفنية للارشيف :

  * دفع الأرشيف :

ان عملية دفع الأرشيف هي عملية مادية و إدارية يتم من خلالها تحويل الأرشيف من الهيئة التي استعملته او انتجته في اطار مهامها المحددة ، بعد انتهاء الفائدة الإدارية منه الى مصلحة الأرشيف التي يخول لها القانون استقباله و حفظه و معالجته .

  * التشخيص :

التشخيص هو جمع و حصر و معرفة الوحدات الأساسية المكونة للرصيد الارشيفي و يعتبر من اهم الخطوات المؤدية الى المعالجة الفكرية و العلمية مستقبلا .

كما ان العملية تتطلب إعادة بطاقة التشخيص لكل علبة او حزمة و موافاة المصالح الدافعة بما تم استقباله عن طريق اعتماد قائمة حتى يتم الوصول اليه ، كما تسمح عملية التشخيص باتاحة الوثائق من اجل خدمة الإدارة المنتجة لها ، بالإضافة الى خدمة المستفيدين و تزويديهم بالمعلومات الضرورية .

  * الفرز :

 الفرز هي العملية التي تؤدي الى التمييز بين الوثائق القابلة للاتلاف دون أي اجل و الوثائق المعدة للحفظ لمدة من الزمن ، و الوثائق المعدة لترحيل الى الأرشيف الوطني و هي الوثائق المخصصة للحفظ الدائم .

و اثناء فرز الرصيد الارشيفي يتم اختيار الوثائق الارشيفية التي تحفظ ، او التي لها قابليةالاقصاء ، حيث يتم من خلالها التفريق بين مجموعتين من الوثائق التي لها أهمية دائمة و تاريخية ، و التي لابد ان تحفظ نهائيا ، و بين الوثائق التي ليس لديها أهمية إدارية ، حيث يمكن حذفها بمجرد انتهاء المدة الزمنية المحددة لها .

  * التصنيف :

يمكن تعريف التصنيف بانه العملية التي تقسم بها اية مجموعة من المواد الى مجموعات فرعية ، بحيث تكون كل مجموعة من وحدات ذات صفات  او خصائص متجانسة تجعلها نوعا محددا ينتج عن ذلك فصل المواد غير المتجانسة تبعا لدرجة اختلافها .

  * الترتيب :

هو من العمليات المادية المكملة للتصنيف كالترقيم و الترتيب على الرفوف .

  * الترقيم و الترميز :

تتمثل عملية الترقيم في إعطاء المجموعة الوثائق رمزا معينا للدلالة عليه ، و تسهيل عملية الوصول اليها ، كتمثيل الأرصدة و السلاسل و الملفات رموزا متكونة من حروف او ارقام او الاثنين معا ، بحيث يتم وضع رقم او اكثر للوحدة كما يمكن ان تدل على المصلحة المنتجة او على نوع الوثيقة او موضوعها .